PENDAHULUAN
Konsep DSS sebagaimana yang pertama kali dikemukakan oleh Gerrity (1971) melibatkan
“panduan efektif dari inteligensi manusia, teknologi informasi, dan software yang berinteraksi
secara dekat untuk memecahkan masalah yang kompleks”. Walaupun DSS yang beroperasi dalam
lingkungan mainframe atau mikrokomputer bisa digunakan oleh banyak pemakai secara serentak,
namun software itu sendiri mengakomodasi pemakai perorangan yang dihadapkan dengan
keputusan yang menjadi tanggung jawabnya.
Beberapa peneliti mengungkapkan adanya kebutuhan akan pemfokusan tingkat kelompok
dalam DSS baru-baru ini mengemukakan beberapa gagasan mengenai desain system informasi
untuk mendukung meeting elektronik.kita akan memulai pembahasan dengan mendefinisikan
konsep system penunjang keputusan kelompok (GDSS) dan menyebutkan sifat dari system ini.
Fasilitas dasar dari teknologi GDSS, yang meliputi aspek hardware maupun software, akan kita
deskripsikan. Kita kemukakan empat “sekenario” atau jenis lingkungan DSS kelompok.
APA YANG DIMAKSUD DENGAN GDSS ?
Sistem penunjang keputusan kelompok (GDSS) adalah :
sistem berdasarkan komputer interaktif yang memudahkan pemecahan atas masalah tak terstruktur oleh beberapa (set) pembuat keputusan yang bekerja sama sebagai suatu kelompok. Komponen GDSS meliputi hardware, software, orang, dan prosedur.
Sifat yang penting dari suatu GDSS sbb :
1. GDSS adalah sistem yang dirancang secara khusus, bukan menyerupai konfigurasi dari komponen system yang sudah ada
2. GDSS dirancang dengan tujuan untuk mendukung kelompok pembuat keputusan dalam melakukan pekerjaan mereka
3. GDSS mudah dipelajari dan digunakan
4. GDSS bisa bersifat “spesifik” atau bisa bersifat “umum”
5. GDSS berisi mekanisme built-in (yang sudah tersusun di dalam sistem itu)
Aktifitas dasar yang terjadi di kelompok manapun dan yang memerlukan dukungan yang berdasarkan komputer adalah pemanggilan informasi, pembagian informasi, dan penggunaan informasi (Huber, 1984).
Pemanggilan informasi : melibatkan pemilihan nilai data dari database yang ada maupun pemanggilan informasi sederhana (termasuk sikap, opini, dan observasi informal) dari anggota kelompok lain.
Pembagian informasi : menampilkan data pada layar tampilan agar bisa dilihat oleh semua kelompok, atau pengiriman data ke tempat terminal anggota kelompok yang terpilih agar data tersebut bisa dilihat olehnya.
Pengguna informasi mencakup aplikasi teknologi software (seperti paket modeling atau program aplikasi spesifik), prosedur, dan teknik pemecahan masalah kelompok untuk data dengan tujuan agar sampai pada keputusan kelompok.
TEKNOLOGI GDSS
Dalam model yang di buat umum ini, kelompok pembuat keputusan mempunyai akses ke
base data, base model, dan software aplikasi GDSS selama waktu meeting yang menetapkan suatu keputusan. Namun demikian, komponen dasar dari segala GDSS meliputi hardware, software, orang-orang dan prosedur. Selanjutnya kita akan membahas secara lebih rinci komponen tersebut.
1. Hardware
Keperluan hardware minimal untuk setiap sistemmencakup :
- peralatan input/output
- prosedur
- jalur komunikasi antara peralatan I/O dan prosesor
- layar tampilan untuk umum atau monitor perorangan guna menampilkan informasi kepada kelompok
Yang diinginkan adalah suatu disain yang memungkinkan setiap peserta bekerja secara independen terhadap yang lain, bisa menampilkan kerja / hasil karya perorangannya kepada seluruh anggota dan melihat hasil karya orang lain dan karya kelompok secara keseluruhan.
2. Software
Komponen software GDSS :
- database
- base model
- program aplikasi khusus
- interface
Beberapa sistem GDSS yang spesifik tidak memerlukan database. Tetapi sebagian besar sistem yang canggih akan terdiri dari database yang digabungkan dengan base model, bahasa tingkat tinggi untuk penulisan program, dan interface yang mempunyai tingkat manajerial standar (grafik, paket statistik, spreadsheet, dsb).
Komponen teknologi GDSS yang paling khusus adalah software aplikasi yang dikembangkan secara khusus untuk mendukung kelompok dalam proses keputusan.
Fasilitas yang terdapat dalam software ini diantaranya :
Fasilitas dasar :
- penciptaan teks dan file data, modifikasi, danpenyimpanan
- word processing
- fasilitas pembelajaran untuk pemakai GDSS yangbelum mampu
- on line help
- worksheet, spreadsheet, decision trees, dan alat lain untuk menampilkan angka dan teks secara grafis
- manajemen database
Fasilitas kelompok :
- peringkasan grafik dan bilangan
- menu yang memberitahu (prompt)
- program untuk prosedur kelompok khusus
- metode penganalisaan interaksi kelompok
- transmisi teks dan data
3. Orang-orang
Komponen “people” dari GDSS meliputi : anggota kelompok dan “fasilitator kelompok” yang bertanggung jawab atas beroperasinya teknologi GDSS dengan baik pada saat GDSS digunakan “Fasilitator kelompok” secara fisik bisa berada atau bertempat di departemen SIM atau pusat informasi dan hanya bertindak apabila diperlukan “Fasilitator kelompok” diharapkan mampu diandalkan untuk mengkoordinir aktivitas kelompok dan berfungsi atau berperan sebagai interface antara kelompok dan teknologi tsb.
4. Prosedur
Komponen prosedur dapat memudahkan operasi dan membuat penggunaan teknologi oleh anggota kelompok menjadi efektif. Prosedur ini mungkin hanya berlaku untuk operasi hardware, dan software, atau mungkin bisa dikembangkan lagi untuk mencakup aturan mengenai pembahasan verbal di antara anggota dan arus kejadian (event) selama meeting kelompok.
KATEGORI GDSS : 4 SKENARIO
Kerangka penunjang keputusan kelompok ini memberi penekanan bahwa tujuan dan
konfigurasi dari suatu GDSS akan beragam atau bervariasi menurut durasi session pembuat
keputusan dan derajad kedekatan fisik dari anggota kelompok.
Skenario 1 Ruang Keputusan Skenario pertama sama dengan “Decision Room” (ruang
keputusan) menurut Gary (1981) dan bisa dianggap sebagai ekuivalen elektronik dengan meeting
tradisional. Organisasi menyusun atau menata suatu ruang (persis seperti boardroom) yang berisi
fasilitas khusus untuk mendukung pembuatan keputusan kelompok. Dalam konfigurasi dari suatu
GDSS yang sangat sederhana, hanya fasilitator kelompok-lah yang berinteraksi secara langsung
dengan komputer. Komunikasi bisa ditrasmisikan secara verbal atau pengiriman pesan lewat
komputer.
Skenario 2 Jaringan Keputusan Local GDSS bisa mempunyai konfigurasi yang agak
berbeda dalam setting, dimana sekelompok pembuat keputusan yang jumlahnya sudah pasti, yang
saling bekerja secara dekat, harus mengenai masalah tertentu secara teratur. Setiap pembuat
keputusan akan mempunyai sebuah workstation, atau sesuatu yang disebut oleh Dickson (1983)
sebagai “fasilitas penunjang manajerial”, yang ditempatkan pada meja tulis atau meja kerjanya.
Prosesor sentral akan menyimpan software GDSS umum dan database, dan jaringan area local akan
memberitahukan komunikasi anggota ke anggota dan komunikasi anggota ke prosesor sentral. Cara
atau pendekatan ini menawarkan fleksibilitas yang lebih besar, dimana kendala one place/one-time
dari scenario 1 bisa dihilangkan. Ada kelemahan dengan cara ini, yaitu jarang sekali terjadi
komunikasi face-to face.
Skenario 3 Teleconferencing jenis GDSS ketiga ini diperlukan oleh kelompok yang
anggotanya tersebar secara geografis, namun mereka harus ‘berkumpul’ untuk membuat suatu
keputusan. Dalam hal ini, dua ruang keputusan atau lebih disambungkan bersama dengan fasilitas
visual dan atau komunikasi. Dengan menggunakan teknologi teleconferencing, meeting dapat
dirancang sedemikian rupa sehingga pembuatan keputusan bisa terjadi tanpa harus semua peserta
berada di satu lokasi (atau di lokasi yang sama). Teleconferencing digunakan untuk melengkapi
komponen komunikasi dari GDSS. Keuntungan yang kita dapatkan dari cara ini adalah
berkurangnya biaya perjalanan dan fleksibilitas dalam kaitannya dengan waktu dan durasi
penyelenggaraan meeting.
Skenario 4 Pembuatan Keputusan Jarak Jauh skenario keempat ini belumlah umum
digunakan, namun kemungkinan penggunaannya di masa dating sangatlah besar. Disini, ada
komunikasi yang tak terintrupsi diantara “decision station” (stasiun keputusan) jarak jauh (remote)
dalam organisasi yang tersebar secara geografis, yang mempunyai kelompok orang yang sudah
pasti yang harus secara teratur membuat keputusan bersama.
PERSOALAN DESAIN DAN IMPLEMENTASI
Riset mengenai dinamika pembuat keputusan kelompok yang ada saat ini mempunyai
beberapa implikasi untuk desain dan penggunaan GDSS. Tiga implikasi desain yang berasal dari
literature dinamika kelompok akan dibahas pertamakali, kemudian akan dikemukakan opsion atau
pilihan implementasi yang bisa digunakan untuk GDSS.
Pertama, tujuan GDSS harus menjadi alat pendorong terjadinya partisipasi aktif dari semua
anggota kelompok. Kedua, diperlukan akomodasi khusus untuk kelompok yang sebalumnya tidak
memiliki pengalaman kerja bersama. Ketiga, suatu fasilitas yang berguna dari suatu GDSS akan
membantu manajemen tingkat tinggi dalam memilih orang-orang yang akan dijadikan anggota
kelompok untuk menangani masalah atau keputusan tertentu.
Sebelum system penunjang keputusan untuk kelompok bisa secara luas digunakan dan
dimanfaatkan oleh organisasi, diperlukan usaha pengembangan yang ekstensif. Kaitannya dengan
instalasi, ada tiga kemungkinan yang bisa kita pilih yaitu:
1. menginstal system secara permanent di tempat pemakai
2. menyewa system dengan dasar on-call dari vendor (menyewa system bila memerlukannya).
3. mengakses system jarak jauh dari tempat vendor.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar